LinuxTag-howto
From LinuxTag Public Wiki
Der LinuxTag hat im Laufe der vergangenen 15 Jahre eine Reihe von unterschiedlichen Organisationsformen gehabt. Seit rund drei Jahren organisiert der LinuxTag e. V. gemeinsam mit der Messe Berlin GmbH die Veranstaltung.
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Veranstalter
Der LinuxTag e. V. (LTeV) ist der ideelle Träger der Veranstaltung und Inhaber der Wort- und Bildmarke "LinuxTag". Er sorgt für die inhaltliche Ausgestaltung. Der Verein hat einige Dutzend Mitglieder, wovon knapp zwanzig Personen an der Vorbereitung und Durchführung aktiv beteiligt sind. Das ist das Core-Team. Obwohl es laut Satzung einen nominellen Mitgliedsbeitrag gibt, ist die Mitgliedschaft in der Regel für aktive Mitglieder kostenlos. Für Aktivitäten im Rahmen der Vereinsarbeit (Reisekosten, Auslagen) kann der Verein in einem gewissen Rahmen Kosten erstatten. Ansonsten ist die Arbeit im LTeV ehrenamtlich.
Die Messe Berlin GmbH (MB) ist die operative Veranstalterin. Sie stellt die Ausstellungsfläche, Vortragssäle, notwendige Technik und Personal zur Verfügung. Insbesondere betreut Sie die kommerziellen Aussteller und Sponsoren, stellt Rechnungen und fakturiert alle Einnahmen.
Zwischen LTeV und MB besteht ein Vertrag, der die genannten Aufgaben festlegt. Dazu gehören zusätzlich zu den genannten Punkten auch noch eine Mindestfläche für ausstellende Projekte, ihren Standbau sowie eine Summe Geld, die die MB an den LTeV bezahlt. Sie erlaubt es dem Verein, Reisekosten und Übernachtungen ihrer Mitglieder sowie allgemeiner Infrastruktur wie Web- und Mailserver zu finanzieren. Sollte der LinuxTag einmal stark wachsen, partizipiert der Verein auch davon.
Aufgabenverteilung
Grob gesprochen obliegen dem LTeV die inhaltlichen Fragen, also die thematische Ausrichtung, das Vortragsprogramm, die Projekte und die Außendarstellung über die Website. Die MB kümmert sich um Aussteller und die praktische und finanzielle Organisation der Veranstaltung. In vielen Fällen haben wir Teams gebildet, in denen Mitarbeiter von LTeV und MB zusammensitzen.
Der LTeV hat in den vergangenen Jahren Teams gebildet, die sich jeweils um ein Teilbereich gekümmert haben. Solch ein Team leitet manchmal, aber nicht zwingenderweise immer, ein von der Mitgliederversammlung gewählter Referent. Ein Referent ist Teil des erweiterten Vortstandes des LTeV, kann ihn in gewissem Umfange auch juristisch vertreten und in seinem Namen Geld ausgeben. Die Anzahl und der Zuschnitt der einzelnen Teams hat sich jeweils von Veranstaltung zu Veranstaltung jeweils leicht geändert, 2009 gab es Teams für (ohne besondere Reihenfolge):
Vortragsprogramm
Aufgaben: Planung, Organisation und Durchführen der Vorträge
Unvollständige Liste von Einzeltasks: Themenschwerpukte setzen, Call for Papers, Verwaltungstool vCC betreiben, Einreichungen sichten, Session Chairs für einzelne Tracks akquirieren und koordinieren, Programm abstimmen, Sprecher informieren und betreuen, Technik vorbereiten, Kontakt zum Presse- und Webteam halten, auf der Veranstaltung den Überblick behalten, Presse- und Interviewanfragen beantworten und verteilen.
Projekte
Aufgaben: Planung, Organisation und Koordination der Projektestände
Unvollständige Liste von Einzeltasks: Koordination mit der MB, was Standflächen, -größen und Standbau angeht. Call for Projects, betreuen der angemeldeten Projekte, Suche und Akquise nach besonderen Projekten, Verwaltungstool vCC betreiben, Aufplanung zusammen mit der MB.
Crew
Aufgaben: Koordination der Helfer
Unvollständige Liste von Einzeltasks: Information über das externe Wiki, für welche Aufgaben Helfer benötigt werden. Verteilung von Freiwilligen auf Aufgaben. In diesem Jahr hat das Crew-Team zusätzlich auch für Netzanbindung der Projekte gesorgt.
Verpflegung
Aufgaben: Essen für Projekte organisieren
Unvollständige Liste von Einzeltasks: Absprache von Sponsoren, Kapazitätsplanung, Organisation von Einkäufen. Auf dem Event: Koordination von Helfern, so dass die Projektmitglieder etwas zu essen bekommen. Ursprünglich war dieses Team Teil der Crew, wegen der personalintensiven Durchführung vor Ort haben wir aber in diesem Jahr ein eigenes Team aufgemacht.
Website
Aufgaben: Die Website sowohl inhaltlich bestücken und technisch betreiben
Unvollständige Liste von Einzeltasks: Design der Website entwerfen, aktualisieren und anpassen. Technischer Betrieb des CMS und der damit unmittelbar verbundenen Systeme. Entwurf einen inhaltlichen Struktur, um die Navigation für Besucher und andere Zielgruppen zu vereinfachen. Befüllen von Inhalten. Benutzer in der Bedienung des CMS schulen und anleiten. Redaktionelle Betreuung und Überwachung der Inhalte. Realisieren von kleineren Erweiterungen (Newsletteranmeldungen, Formulare für Presseakkreditierung oder Bildungsurlaub etc.). Einbinden des Vortragsprogrammes in die Seite. Betreuen von Übersetzungen ins Englische.
Marketing
Aufgaben: LinuxTag in der Außenwirkung gut darstehen lassen
Unvollständige Liste von Einzeltasks: Leitlinien für das Erscheinungsbild des LinuxTag nach außen, Entwürfe für Plakate, Anzeigen, T-Shirts, Werbematerialeien u. v. m. Abstimmen und kontrollieren von externen Dienstleistern, die diese Maßnahmen umsetzen sollen. Aktuell: Betrieb und Weiterentwicklung unseres E-Ticket-Systems.
Presse
Aufgaben: Kontakt zu Journalisten
Unvollständige Liste von Einzeltasks: Planung von Themen für Pressemitteilungen, thematische Vorbereitung von Pressekonferenzen vor und während der Veranstaltung, strategisches Konzept, welche Medien angesprochen werden sollen, Anfragen von Journalisten beantworten und Kontakte vermitteln.
Technik
Aufgaben: Infrastruktur des LinuxTag betreiben
Unvollständige Liste von Einzeltasks: Planung und Betrieb unserer Server, Koordination mit unserem Hosting-Partner und Dienstleister, Hardwareanpassung, Softwareaktualisierung, Kapazitätsplanung und Monitoring, Netzwerk- und Systemkonzept unserer virtualiserten Server. Betrieb von Mail-, File-, Directory-, Web- und DNS-Servern. Betrieb und Überwachung von einer Reihe von Webanwendungen, darunter eine Mailinglistenverwaltung, zwei Wikis, eine Umfragesoftware, dem virtuellen Conference Center und einer Reihe von kleineren Anwendungen.
Details und zukünftige Planung
Diese Beschreibung stellt einen Top-Level-Blick auf die gegenwärtige Situation dar. Alle Aufgaben zerfallen in eine Vielzahl von kleineren Teilaufgaben, die Anforderungen und Erfahrungen der letzten Jahre wiederspiegeln. Das heißt aber in keinem Fall, dass in Stein gemeißelt ist, dass jeder zukünftige LinuxTag ebenfalls nach diesen Prinzipien folgen muss oder sollte. Die Organisationsform war, ist und bleibt auch zukünftig frei.
Der LinuxTag arbeitet (im Rahmen seiner allgemein gefassten Ziele, die in der Satzung verankert sind) nach dem Prinzip: "Wer tut, bestimmt." Insofern steht zwar ein langjähriger Erfahrungsschatz zur Verfügung, der aber auch mit Vorsicht zu genießen ist: Mitunter kann es nützlich sein, eingeschliffene Vorgehensweisen über Bord zu werfen und einmal etwas komplett Neues zu versuchen. Der LinuxTag lädt dazu ein!
