LinuxTag-howto
From LinuxTag Public Wiki
Der LinuxTag hat im Laufe der vergangenen 15 Jahre unterschiedliche Organisationsformen gehabt. Seit rund drei Jahren organisiert der LinuxTag e. V. die Veranstaltung gemeinsam mit der Messe Berlin GmbH.
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Veranstalter
Der LinuxTag e. V. (LTeV) ist der ideelle Träger der Veranstaltung und Inhaber der Wort- und Bildmarke "LinuxTag". Er sorgt für die inhaltliche Ausgestaltung. Die Arbeit im LTeV ist ehrenamtlich. Das bedeutet, die Personen, die als Vereinsmitglied am LinuxTag arbeiten, tun dies in ihrer Freizeit. Der Verein hat einige Dutzend Mitglieder, wovon aber nur etwa 15 Personen an der Vorbereitung und Durchführung mehr oder weniger aktiv beteiligt sind. Das ist das Core-Team. Obwohl es laut Satzung einen Mitgliedsbeitrag gibt, ist die Mitgliedschaft in der Regel für aktive Mitglieder kostenlos. Für die Vereinsarbeit erstattet der Verein in einem gewissen Rahmen Kosten (Reisekosten, Büromaterial).
Die Messe Berlin GmbH (MB) ist die operative Veranstalterin. Sie stellt die Ausstellungsfläche, Vortragssäle, notwendige Technik und Personal zur Verfügung. Insbesondere betreut Sie die kommerziellen Aussteller und Sponsoren, stellt Rechnungen und fakturiert die Einnahmen.
Zwischen LTeV und MB besteht ein Vertrag, der die genannten Aufgaben und weitere Details festlegt. Dazu gehören zum Beispiel die Mindestfläche für ausstellende Projekte, ihr Standbau sowie eine Geldsumme, die die MB an den LTeV bezahlt. Letzteres erlaubt dem Verein, zum Beispiel die genannten Reisekosten ihrer Mitglieder sowie die Infrastruktur wie Web- und Mailserver zu finanzieren. Wenn der LinuxTag wächst, profitiert auch der Verein davon und kann seine Aktivitäten ausbauen.
Aufgabenverteilung
Dem LTeV obliegen die inhaltlichen Fragen, also die ideelle Ausrichtung, das Vortragsprogramm, die Projekte und die Außendarstellung etwa über die Website. Die MB kümmert sich dagegen um die Aussteller sowie die praktische und finanzielle Organisation.
Der LTeV hat in den vergangenen Jahren Teams gebildet, die sich jeweils um ein Teilbereich kümmern (etwa Presse, Webseite, Vortragsprogramm). Oft arbeiten in den Teams der LTeV und die MB zusammen. Solch ein Team leitet manchmal, aber nicht zwingend, ein von der Mitgliederversammlung gewählter Referent. Ein Referent ist Teil des erweiterten Vorstandes des LTeV, kann ihn in gewissem Umfange auch juristisch vertreten und in seinem Namen Geld ausgeben. Die Anzahl und der Zuschnitt der einzelnen Teams hat sich in der Vergangenheit von Veranstaltung zu Veranstaltung leicht geändert. 2009 gab es Teams für (ohne besondere Reihenfolge):
Vortragsprogramm
Aufgaben: Planung, Organisation und Durchführen der Vorträge des Freien Vortragsprogramms.
Unvollständige Liste von Einzeltasks: Themenschwerpunkte setzen, Call for Papers, Verwaltungstool virtual Conference Center (vCC) betreiben, Einreichungen sichten, Session Chairs für einzelne Tracks akquirieren und koordinieren, Programm abstimmen, Sprecher informieren und betreuen, Technik vorbereiten, Kontakt zum Presse- und Webteam halten, auf der Veranstaltung den Überblick behalten, Presse- und Interviewanfragen beantworten und verteilen.
Projekte
Aufgaben: Planung, Organisation und Koordination der Projektestände in der Ausstellung.
Unvollständige Liste von Einzeltasks: Koordination mit der MB, was Fläche, Größe und Ausbau der Stände angeht, Call for Projects, betreuen der angemeldeten Projekte, Suche und Akquise nach besonderen Projekten, Verwaltungstool virtual Conference Center (vCC) betreiben, Aufplanung zusammen mit der MB.
Crew
Aufgaben: Koordination der Helfer.
Unvollständige Liste von Einzeltasks: Information über das externe Wiki, für welche Aufgaben Helfer benötigt werden. Verteilung von Freiwilligen auf Aufgaben. In diesem Jahr hat das Crew-Team zusätzlich auch für Netzanbindung der Projekte gesorgt.
Verpflegung
Aufgaben: Essen für Projekte organisieren.
Unvollständige Liste von Einzeltasks: Absprache von Sponsoren, Kapazitätenplanung, Organisation von Einkäufen. Auf dem Event: Koordination von Helfern, so dass die Projektmitglieder etwas zu essen bekommen. Ursprünglich war dieses Team Teil der Crew, wegen der personalintensiven Durchführung vor Ort haben wir aber in diesem Jahr ein eigenes Team aufgemacht.
Web
Aufgaben: Die Website inhaltlich und technisch betreiben.
Unvollständige Liste von Einzeltasks: Design der Website entwerfen, aktualisieren und anpassen. Technischer Betrieb des CMS. Entwurf einer inhaltlichen Struktur, um die Navigation für Besucher und andere Zielgruppen zu vereinfachen. Erstellen von Inhalten, zum Beispiel einzelne Webseiten oder News vom LTeV. Benutzer in der Bedienung des CMS schulen und anleiten. Redaktionelle Betreuung und stilistische Überwachung aller Inhalte. Realisieren von kleineren Erweiterungen (Newsletteranmeldungen, Formulare für Presseakkreditierung oder Bildungsurlaub etc.). Einbinden des Vortragsprogrammes in die Seite. Betreuen von Übersetzungen ins Englische.
Marketing
Aufgaben: Allgemeine Außenwirkung des LinuxTag.
Unvollständige Liste von Einzeltasks: Leitlinien für das Erscheinungsbild des LinuxTag nach außen, Entwürfe für Plakate, Anzeigen, T-Shirts, Werbematerialeien u. v. m. Abstimmen und kontrollieren von externen Dienstleistern, die diese Maßnahmen umsetzen sollen. Aktuell auch: Betrieb und Weiterentwicklung unseres E-Ticket-Systems.
Presse
Aufgaben: Pressemitteilungen und Kontakt zu Journalisten.
Unvollständige Liste von Einzeltasks: Planung und Freigabe von Pressemitteilungen, thematische Vorbereitung von Pressekonferenzen vor und während der Veranstaltung, strategisches Konzept, welche Medien angesprochen werden sollen, Anfragen von Journalisten beantworten und Kontakte vermitteln.
Admin
Aufgaben: Infrastruktur des LinuxTag betreiben
Unvollständige Liste von Einzeltasks: Planung und Betrieb unserer Server, Koordination mit unserem Hosting-Partner und Dienstleister, Hardwareanpassung, Softwareaktualisierung, Kapazitätsplanung und Monitoring, Netzwerk- und Systemkonzept unserer virtualiserten Server. Betrieb von Mail-, File-, Directory-, Web- und DNS-Servern. Betrieb und Überwachung von einer Reihe von Webanwendungen, darunter eine Mailinglistenverwaltung, zwei Wikis, eine Umfragesoftware, dem virtuellen Conference Center (vCC) und einer Reihe von kleineren Anwendungen.
Zukünftige LinuxTage
Diese Beschreibung stellt einen Top-Level-Blick auf die gegenwärtige Situation dar. Alle Aufgaben zerfallen in eine Vielzahl von kleineren oder noch ganz anderen Teilaufgaben. Nicht erfasst ist zum Beispiel der Newsletter, der 2009 mal wieder versendet wurde, oder die 2009 durchgeführte Besucher-Umfrage mit Verlosung. Ein Beispiel, was der LTeV organisatorisch erwogen, aber bisher nicht umgesetzt hat, ist die Trennung des Web-Team in Redaktion und Technik.
Die hier zu lesende Beschreibung heißt also nicht, dass der LTeV in Stein gemeißelt ist, dass jeder zukünftige LinuxTag ebenfalls so ablaufen muss oder sollte - sowohl organisatorisch als im Konzept. Die Organisationsform war, ist und bleibt auch zukünftig frei.
Denn der LinuxTag funktioniert nach dem Prinzip: "Wer macht, bestimmt." Insofern steht zwar ein wertvoller, in vielen Jahren angesammelter Erfahrungsschatz zur Verfügung. Mitunter ist es aber besser, eingeschliffene Vorgehensweisen über Bord zu werfen und etwas Neues zu versuchen. Das entscheiden die Mitglieder nach Maßgabe des Vereinszieles (freie Software in der Öffentlichkeit fördern) im Rahmen ihres Engagements und ihrer vertraglichen Abmachungen.
Eine Veranstaltung wie den LinuxTag auf die Beine zu stellen, macht viel Spaß. Das merkt man vor allem bei den Planungstreffen, bei Vereinsveranstaltungen wie der Free Software End of Year Lounge Reception und natürlich beim LinuxTag selbst, wenn die Ergebnisse klar vor Augen treten. Das ist jedoch nicht ohne Arbeit zu haben, die derzeit relativ wenige Personen tun, die quer durch die Bundesrepublik verteilt sind. Beim LinuxTag mitzumachen, ist auch nicht unbedingt einfach, denn es gibt keine festgeschriebenen Prozesse oder gar Anweisungen. Stattdessen baut der LinuxTag auf Initiative und Leidenschaft, aber auch auf Visionen und Beharrlichkeit.
Wer hier mitmachen und den LinuxTag aktiv mitgestalten möchte, ist herzlich willkommen!
